Матрица ознакомления с ЛНА по должностям в медицинской клинике
Журнал ознакомления показывает, что сотрудник подписал конкретный документ. Но перед этим нужно понять главное: какой сотрудник с какими ЛНА должен быть ознакомлен.
В частной клинике нельзя раздать всем один одинаковый список документов. Администратору не нужен весь пакет по МДЛП, если он не работает с лекарственными препаратами. Врачу не всегда нужны кассовые алгоритмы. Медицинской сестре нужны СОП по санитарному режиму, лекарствам, ИСМП и кабинету. Руководителю нужны документы по ответственности, ВКК, проверкам и контролю.
Именно для этого нужна матрица ознакомления с ЛНА по должностям.
Работодатель обязан знакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора. Это требование закреплено в статье 68 ТК РФ. Для медицинской организации это особенно важно, потому что ВКК обязателен по статье 90 Федерального закона № 323-ФЗ, а требования к организации ВКК утверждены приказом Минздрава № 785н.
В частной клинике нельзя раздать всем один одинаковый список документов. Администратору не нужен весь пакет по МДЛП, если он не работает с лекарственными препаратами. Врачу не всегда нужны кассовые алгоритмы. Медицинской сестре нужны СОП по санитарному режиму, лекарствам, ИСМП и кабинету. Руководителю нужны документы по ответственности, ВКК, проверкам и контролю.
Именно для этого нужна матрица ознакомления с ЛНА по должностям.
Работодатель обязан знакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора. Это требование закреплено в статье 68 ТК РФ. Для медицинской организации это особенно важно, потому что ВКК обязателен по статье 90 Федерального закона № 323-ФЗ, а требования к организации ВКК утверждены приказом Минздрава № 785н.
1. Что такое матрица ознакомления
Матрица ознакомления — это таблица, где указано:
какие должности есть в клинике;
какие ЛНА относятся к каждой должности;
какие документы обязательны для всех;
какие документы нужны только отдельным сотрудникам;
кто отвечает за ознакомление;
где хранится подтверждение подписи.
Это не замена журналу ознакомления. Матрица отвечает на вопрос: кого с чем знакомить. Журнал отвечает на вопрос: кто и когда подписал.
какие должности есть в клинике;
какие ЛНА относятся к каждой должности;
какие документы обязательны для всех;
какие документы нужны только отдельным сотрудникам;
кто отвечает за ознакомление;
где хранится подтверждение подписи.
Это не замена журналу ознакомления. Матрица отвечает на вопрос: кого с чем знакомить. Журнал отвечает на вопрос: кто и когда подписал.
2. Какие документы нужны всем сотрудникам
Обычно всем сотрудникам клиники нужны:
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о персональных данных;
положение о врачебной тайне;
порядок действий при жалобе пациента;
порядок внутреннего взаимодействия;
общие правила пожарной безопасности и охраны труда;
порядок работы с ЛНА и их актуальными версиями.
Но даже здесь нужно смотреть по фактической работе. Например, правила общения с пациентами будут обязательны для администратора, врача и медсестры, но не всегда одинаково применимы для внешнего бухгалтера или IT-подрядчика.
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о персональных данных;
положение о врачебной тайне;
порядок действий при жалобе пациента;
порядок внутреннего взаимодействия;
общие правила пожарной безопасности и охраны труда;
порядок работы с ЛНА и их актуальными версиями.
Но даже здесь нужно смотреть по фактической работе. Например, правила общения с пациентами будут обязательны для администратора, врача и медсестры, но не всегда одинаково применимы для внешнего бухгалтера или IT-подрядчика.
3. Директор / руководитель клиники
Руководитель должен быть ознакомлен с документами, которые закрепляют управленческую ответственность:
организационная структура клиники;
реестр ЛНА;
порядок утверждения и пересмотра ЛНА;
положение о ВКК;
приказы о назначении ответственных;
документы по лицензии и видам работ;
порядок внутреннего контроля;
документы по платным услугам;
порядок работы с жалобами и проверками;
документы по ЕГИСЗ, МДЛП, персональным данным и врачебной тайне.
организационная структура клиники;
реестр ЛНА;
порядок утверждения и пересмотра ЛНА;
положение о ВКК;
приказы о назначении ответственных;
документы по лицензии и видам работ;
порядок внутреннего контроля;
документы по платным услугам;
порядок работы с жалобами и проверками;
документы по ЕГИСЗ, МДЛП, персональным данным и врачебной тайне.
4. Главный врач / медицинский директор / ответственный за ВКК
Для главного врача важны документы, которые связаны с качеством и безопасностью медицинской деятельности:
положение о ВКК;
план ВКК;
чек-листы внутреннего контроля;
порядок анализа жалоб;
порядок контроля медицинской документации;
порядок оформления ИДС;
СОП по направлениям медицинской деятельности;
порядок работы с клиническими рекомендациями;
порядок контроля ИСМП;
документы по врачебной тайне и выдаче медицинских документов.
положение о ВКК;
план ВКК;
чек-листы внутреннего контроля;
порядок анализа жалоб;
порядок контроля медицинской документации;
порядок оформления ИДС;
СОП по направлениям медицинской деятельности;
порядок работы с клиническими рекомендациями;
порядок контроля ИСМП;
документы по врачебной тайне и выдаче медицинских документов.
5. Врач
Врачу нужны документы, которые связаны с его приёмом, медицинской документацией и безопасностью пациента:
порядок оказания помощи по профилю;
положение о кабинете или подразделении;
порядок ведения медицинской документации;
формы ИДС по выполняемым вмешательствам;
порядок сохранения врачебной тайны;
порядок выдачи документов пациенту;
СОП по работе с МИС;
документы по ВКК;
СОП по санитарному режиму кабинета, если применимо;
порядок действий при неотложной ситуации.
порядок оказания помощи по профилю;
положение о кабинете или подразделении;
порядок ведения медицинской документации;
формы ИДС по выполняемым вмешательствам;
порядок сохранения врачебной тайны;
порядок выдачи документов пациенту;
СОП по работе с МИС;
документы по ВКК;
СОП по санитарному режиму кабинета, если применимо;
порядок действий при неотложной ситуации.
6. Медицинская сестра / старшая медицинская сестра
Для медсестры матрица особенно важна, потому что именно она часто ведёт журналы, лекарства, дезрежим, укладки и кабинет.
Обычно нужны:
СОП по санитарному режиму;
СОП по уборке и дезинфекции;
СОП по обработке медицинских изделий;
порядок обращения с медицинскими отходами;
порядок работы с лекарственными препаратами;
документы по МДЛП, если участвует в приёмке или выбытии;
журналы процедурного или профильного кабинета;
порядок контроля сроков годности;
порядок действий при аварийной ситуации;
положение о врачебной тайне и персональных данных.
Обычно нужны:
СОП по санитарному режиму;
СОП по уборке и дезинфекции;
СОП по обработке медицинских изделий;
порядок обращения с медицинскими отходами;
порядок работы с лекарственными препаратами;
документы по МДЛП, если участвует в приёмке или выбытии;
журналы процедурного или профильного кабинета;
порядок контроля сроков годности;
порядок действий при аварийной ситуации;
положение о врачебной тайне и персональных данных.
7. Администратор / регистратор
Администратор — одна из самых рискованных должностей по жалобам пациентов. Ему нужны документы по коммуникации, платным услугам и данным пациента.
Обычно нужны:
правила платных медицинских услуг;
скрипты или инструкции общения с пациентом;
порядок записи и информирования пациента;
порядок работы с претензиями;
порядок выдачи документов;
положение о врачебной тайне;
положение о персональных данных;
правила работы с мессенджерами;
порядок передачи информации врачу или руководителю;
порядок действий при конфликте на ресепшен.
Обычно нужны:
правила платных медицинских услуг;
скрипты или инструкции общения с пациентом;
порядок записи и информирования пациента;
порядок работы с претензиями;
порядок выдачи документов;
положение о врачебной тайне;
положение о персональных данных;
правила работы с мессенджерами;
порядок передачи информации врачу или руководителю;
порядок действий при конфликте на ресепшен.
8. Ответственные лица
Если сотрудник назначен ответственным за отдельный процесс, он должен быть ознакомлен не только с общими ЛНА, но и с документами по своей зоне ответственности.
Примеры:
ответственный за ВКК;
ответственный за персональные данные;
ответственный за МДЛП;
ответственный за лекарственные препараты;
ответственный за санитарный режим;
ответственный за ЕГИСЗ;
ответственный за сайт;
ответственный за рассмотрение жалоб;
ответственный за пожарную безопасность и охрану труда.
По каждому ответственному нужно проверить: есть ли приказ, должностная обязанность, СОП, журнал и форма отчётности.
Примеры:
ответственный за ВКК;
ответственный за персональные данные;
ответственный за МДЛП;
ответственный за лекарственные препараты;
ответственный за санитарный режим;
ответственный за ЕГИСЗ;
ответственный за сайт;
ответственный за рассмотрение жалоб;
ответственный за пожарную безопасность и охрану труда.
По каждому ответственному нужно проверить: есть ли приказ, должностная обязанность, СОП, журнал и форма отчётности.
9. Частые ошибки в матрице ознакомления
В клиниках часто встречается:
всех знакомят со всеми документами подряд;
нет разделения по должностям;
администраторы не ознакомлены с врачебной тайной и платными услугами;
медсёстры не ознакомлены с МДЛП и дезрежимом;
врачи не ознакомлены с порядком ИДС и выдачи документов;
ответственные назначены приказом, но не ознакомлены с обязанностями;
после изменения ЛНА матрица не обновляется;
журнал ознакомления есть, а матрицы нет;
новые сотрудники подписывают неполный пакет.
всех знакомят со всеми документами подряд;
нет разделения по должностям;
администраторы не ознакомлены с врачебной тайной и платными услугами;
медсёстры не ознакомлены с МДЛП и дезрежимом;
врачи не ознакомлены с порядком ИДС и выдачи документов;
ответственные назначены приказом, но не ознакомлены с обязанностями;
после изменения ЛНА матрица не обновляется;
журнал ознакомления есть, а матрицы нет;
новые сотрудники подписывают неполный пакет.
10. Как использовать матрицу на практике
Порядок простой:
составить реестр ЛНА;
разделить сотрудников по должностям;
отметить документы, обязательные для всех;
отметить профильные документы для каждой должности;
отдельно выделить ответственных лиц;
провести ознакомление;
зафиксировать подписи в журнале;
пересматривать матрицу при изменении ЛНА, штата, лицензии или процессов.
составить реестр ЛНА;
разделить сотрудников по должностям;
отметить документы, обязательные для всех;
отметить профильные документы для каждой должности;
отдельно выделить ответственных лиц;
провести ознакомление;
зафиксировать подписи в журнале;
пересматривать матрицу при изменении ЛНА, штата, лицензии или процессов.
Минимальный вывод
Матрица ознакомления с ЛНА помогает не потерять связь между документами и сотрудниками. Она показывает, кто какие документы должен знать и выполнять.
Без матрицы журнал ознакомления часто превращается в формальность: подписи есть, но непонятно, насколько они связаны с реальной работой конкретной должности.
Без матрицы журнал ознакомления часто превращается в формальность: подписи есть, но непонятно, насколько они связаны с реальной работой конкретной должности.
Нужна матрица ознакомления под вашу клинику?
Можно начать с аудита: посмотреть реестр ЛНА, должности, кабинеты, ответственных лиц и фактические процессы, а затем определить, какие документы должен знать директор, главный врач, врач, медсестра, администратор и каждый ответственный сотрудник.
