Журнал ознакомления сотрудников с ЛНА: зачем нужен клинике и как вести
В клинике мало просто утвердить положения, приказы, СОП и инструкции. Нужно подтвердить, что сотрудники действительно знают документы, которые относятся к их работе.
Если ЛНА есть, но персонал с ним не ознакомлен, при проверке или жалобе возникает простой вопрос: как клиника требовала исполнения порядка, если сотрудник официально не был с ним ознакомлен?
Журнал ознакомления нужен не для формальности. Он показывает связь между документом и конкретным работником: кто должен знать этот порядок, когда ознакомлен, по какой должности и с каким документом.
Если ЛНА есть, но персонал с ним не ознакомлен, при проверке или жалобе возникает простой вопрос: как клиника требовала исполнения порядка, если сотрудник официально не был с ним ознакомлен?
Журнал ознакомления нужен не для формальности. Он показывает связь между документом и конкретным работником: кто должен знать этот порядок, когда ознакомлен, по какой должности и с каким документом.
1. Какие документы требуют ознакомления
Ознакомлять нужно не со всеми файлами подряд, а с теми документами, которые связаны с трудовой функцией сотрудника.
Администратору обычно нужны:
правила платных медицинских услуг;
порядок работы с жалобами;
порядок обработки персональных данных;
порядок сохранения врачебной тайны;
инструкция по записи пациентов;
порядок выдачи документов пациенту.
Медицинскому работнику нужны:
СОП по своему кабинету;
положение о ВКК;
порядок ведения медицинской документации;
порядок сохранения врачебной тайны;
СОП по ИСМП и санитарному режиму;
инструкции по лекарственным препаратам и МДЛП, если сотрудник участвует в этом процессе.
Руководителю, ответственному за ВКК, старшей медсестре, администратору и врачу нужны разные наборы документов. Один общий список “для всех” обычно не работает.
Администратору обычно нужны:
правила платных медицинских услуг;
порядок работы с жалобами;
порядок обработки персональных данных;
порядок сохранения врачебной тайны;
инструкция по записи пациентов;
порядок выдачи документов пациенту.
Медицинскому работнику нужны:
СОП по своему кабинету;
положение о ВКК;
порядок ведения медицинской документации;
порядок сохранения врачебной тайны;
СОП по ИСМП и санитарному режиму;
инструкции по лекарственным препаратам и МДЛП, если сотрудник участвует в этом процессе.
Руководителю, ответственному за ВКК, старшей медсестре, администратору и врачу нужны разные наборы документов. Один общий список “для всех” обычно не работает.
2. Почему журнал должен быть связан с реестром ЛНА
Журнал ознакомления не должен жить отдельно от реестра ЛНА.
Если в реестре указано, что документ действует, рядом должно быть понятно:
кто обязан с ним ознакомиться;
когда документ введён;
кого нужно ознакомить повторно;
где хранится подтверждение ознакомления;
что делать при изменении документа.
Например, если обновили положение о ВКК, правила платных услуг или СОП по санитарному режиму, старые подписи сотрудников уже не закрывают новую редакцию. Нужна повторная фиксация ознакомления.
Если в реестре указано, что документ действует, рядом должно быть понятно:
кто обязан с ним ознакомиться;
когда документ введён;
кого нужно ознакомить повторно;
где хранится подтверждение ознакомления;
что делать при изменении документа.
Например, если обновили положение о ВКК, правила платных услуг или СОП по санитарному режиму, старые подписи сотрудников уже не закрывают новую редакцию. Нужна повторная фиксация ознакомления.
3. Что должно быть в журнале ознакомления
Журнал лучше делать простым. Достаточно таких полей:
номер записи;
ФИО сотрудника;
должность;
название документа;
номер и дата документа;
дата ознакомления;
подпись сотрудника;
подпись ответственного лица;
примечание.
Если документов много, удобнее вести не один общий журнал, а матрицу ознакомления по должностям: администратор, врач, медицинская сестра, старшая медсестра, ответственный за ВКК, ответственный за МДЛП, ответственный за персональные данные.
номер записи;
ФИО сотрудника;
должность;
название документа;
номер и дата документа;
дата ознакомления;
подпись сотрудника;
подпись ответственного лица;
примечание.
Если документов много, удобнее вести не один общий журнал, а матрицу ознакомления по должностям: администратор, врач, медицинская сестра, старшая медсестра, ответственный за ВКК, ответственный за МДЛП, ответственный за персональные данные.
4. Частые ошибки
В клиниках часто встречается:
журнал есть, но не заполнен;
сотрудники подписали только общую строку “с ЛНА ознакомлен”;
нет перечня документов;
не указаны даты и номера ЛНА;
сотрудник подписал документ, который к его работе не относится;
новые сотрудники не ознакомлены до начала работы;
после изменения ЛНА повторное ознакомление не проведено;
уволенные сотрудники остаются в действующих списках;
подписи есть, но сам документ в реестре отсутствует.
Такие ошибки показывают, что ознакомление существует формально, а не как управляемый процесс.
журнал есть, но не заполнен;
сотрудники подписали только общую строку “с ЛНА ознакомлен”;
нет перечня документов;
не указаны даты и номера ЛНА;
сотрудник подписал документ, который к его работе не относится;
новые сотрудники не ознакомлены до начала работы;
после изменения ЛНА повторное ознакомление не проведено;
уволенные сотрудники остаются в действующих списках;
подписи есть, но сам документ в реестре отсутствует.
Такие ошибки показывают, что ознакомление существует формально, а не как управляемый процесс.
5. Когда нужно проводить ознакомление
Ознакомление нужно проводить:
при приёме сотрудника на работу;
при утверждении нового ЛНА;
при изменении действующего документа;
при назначении сотрудника ответственным;
при переводе на другую должность;
при изменении процессов в клинике;
после внутренней проверки, если выявлены нарушения;
перед началом работы в новом кабинете или по новому направлению.
Особенно важно фиксировать ознакомление по документам, связанным с ВКК, ИСМП, платными услугами, врачебной тайной, персональными данными, лекарственными препаратами, МДЛП и ЕГИСЗ.
при приёме сотрудника на работу;
при утверждении нового ЛНА;
при изменении действующего документа;
при назначении сотрудника ответственным;
при переводе на другую должность;
при изменении процессов в клинике;
после внутренней проверки, если выявлены нарушения;
перед началом работы в новом кабинете или по новому направлению.
Особенно важно фиксировать ознакомление по документам, связанным с ВКК, ИСМП, платными услугами, врачебной тайной, персональными данными, лекарственными препаратами, МДЛП и ЕГИСЗ.
6. Почему одной подписи недостаточно
Подпись сотрудника — это только подтверждение факта ознакомления. Но она не заменяет обучение, инструктаж и контроль исполнения.
Если сотрудник подписал СОП, но не знает, где находится журнал, кто ответственный и что делать при нарушении, документ не работает.
Поэтому журнал ознакомления должен быть частью системы: документ утверждён, сотрудник ознакомлен, порядок внедрён, ответственный контролирует исполнение, нарушения фиксируются и исправляются.
Если сотрудник подписал СОП, но не знает, где находится журнал, кто ответственный и что делать при нарушении, документ не работает.
Поэтому журнал ознакомления должен быть частью системы: документ утверждён, сотрудник ознакомлен, порядок внедрён, ответственный контролирует исполнение, нарушения фиксируются и исправляются.
Минимальный вывод
Журнал ознакомления сотрудников с ЛНА нужен клинике не для архива. Он подтверждает, что внутренние документы доведены до работников, которые обязаны их выполнять.
Но журнал работает только тогда, когда он связан с реестром ЛНА, должностями, ответственными лицами, актуальными редакциями документов и реальными процессами клиники.
Но журнал работает только тогда, когда он связан с реестром ЛНА, должностями, ответственными лицами, актуальными редакциями документов и реальными процессами клиники.
Preliminaries is the first section of a book and is usually the smallest section in terms of pages.
Можно начать с аудита: проверить, какие ЛНА уже действуют, кто должен быть с ними ознакомлен, каких подписей не хватает, какие документы устарели и как правильно связать реестр ЛНА с журналом ознакомления сотрудников.
